Sechs Gründe warum Outsourcing Projekte scheitern

Beim IT-Outsourcing entwickeln externe Spezialisten einzelne Softwarekomponenten oder ganze Systeme. Ohne sie verlieren das Ingenieurwesen, der Maschinenbau oder die Geräteentwicklung den Anschluss an digitale Ökosysteme.

Welche Fallstricke in Outsourcing-Projekten lauern und wie sie umgangen werden können, weiß Lionel Born, Gründer und CEO von L-One Systems.

Gründe für das Scheitern von Outsourcing Projekten und wie man Schwierigkeiten früh im Projekt erkennt

Drei Viertel der IT-Leiter planen, den Anteil der ausgelagerten Softwareentwicklung gleich zu lassen oder zu erhöhen, so die aktuelle Studie des Meinungsforschers Gartner zur IT-Leadership1. Ob USA, Europa oder Deutschland: Die Tendenz ist gleich. Der Mangel an Fachkräften und dadurch gestiegene Personalkosten macht allen Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig zieht der Digitalisierungswettbewerb weltweit an. Auf den internationalen Märkten besteht keine Chance mehr, sich ohne ein intelligentes Innenleben zu behaupten.
In Deutschland haben drei Viertel der größeren Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern in der Corona-Krise ihre Investitionen in digitale Geräte, Technologien und Anwendungen erhöht2 (Bitkom Research).

Zusammenfassung
Warum Outsourcing-Projekte oft scheitern:

    1. gegenläufige, schlecht abgestimmte Projektziele 
    2. Intransparenz und unrealistische Erwartungen
    3. nur indirekt mit dem Entwicklerteam kommunizieren
    4. kein Customer-Success-Management vor Ort
    5. Sprachbarrieren verursachen Missverständnisse  
    6. asynchrone Arbeit aufgrund von Zeitverschiebung

Wirtschaftsforscher und -berater sind sich einig: Outsourcing, Remote-Talentmanagement und die Zusammenarbeit mit
Digitalisierungspartnern sind wichtige Voraussetzungen für den bevorstehenden Digitalisierungsschub1, 2, 3.​

Trotzdem: Viele Unternehmen, Führungskräfte und Projektmanager siedeln Outsourcing in einer Schmuddelecke an. Schlechte Qualität, schwierige Kommunikation und andere Konflikte werden täglich von Unternehmen, die verzweifelt nach einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen Anbieter suchen, an uns herangetragen.

Die Gründe, warum Outsourcing-Projekte häufig nicht zum Erfolg führen und wie man gute von schlechten Outsourcing-Anbietern schon vor dem Projektbeginn unterscheiden kann, weiß Lionel Born, Gründer und CEO von L-One Systems.

Welche sind die häufigsten Fallstricke, die zum Scheitern von Outsourcing-Projekten führen? Wo können sie im Projektverlauf auftreten?

Born:  Beginnen wir mit dem Ende des Projekts, der Zielsetzung. So sieht oft die Traumvorstellung aus: Der Outsourcing-Anbieter versteht mein Problem, mein Vorhaben sehr genau und legt sich mit allem was er hat ins Zeug, um das für mich so wichtige System XY zu realisieren. So würde ich es selbst auch tun, wenn ich denn die Kapazität dafür hätte.

Hier ist der Denkfehler: In den meisten Fällen haben Outsourcing-Anbieter und Auftraggeber gegenläufige Ziele. Während die Software für den Auftraggeber nicht selten Kernbestandteil für das eigene Business ist, ist das Projekt für den Anbieter nur ein weiteres Projekt. Der nächste Kunde wartet nämlich schon.

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Die Traumvorstellung: Der Outsourcing-Anbieter versteht mein Vorhaben und legt sich mit allem was er hat ins Zeug, um mein System XY zu realisieren. Lionel Born erklärt, woran man früh erkennt, dass es beim Traum bleiben könnte …

Unser Lösungsansatz: Co-Creation. Bei jedem Projekt denkt bei L-One von vornherein niemand an das Ende des Projekts beziehungsweise den nächsten Kunden. Wir machen nur langfristige Verträge die es uns ermöglichen, für unseren Kunden bei uns Know-how aufzubauen. In den ersten Tagen und Wochen eines Projekts geht es ausschließlich darum, das am besten geeignete Personal in ein Projekt zu setzen und sicherzustellen, dass die Entwickler auch langfristig dafür verfügbar sind. Dann arbeiten sich unsere Entwickler in die Domäne des Kunden ein und verstehen sein Business. Co-Creation funktioniert im Agenturgeschäft nicht. In Partnerschaften schon. Wir stellen sicher, dass wir das gleiche Ziel wie unser Kunde verfolgen und so die Grundlage für den Erfolg schaffen.

»Während der Auftraggeber erwartet, dass der Anbieter auch die Extrameile geht, um alles zu perfektionieren, hat der Anbieter das Interesse, das Projekt möglichst frühzeitig zu beenden, um den Gewinn zu maximieren.«

Lionel Born, Gründer und CEO von L-One Systems, Darmstadt

Wenn das Projekt gestartet ist, worauf kommt es an und woran erkennt man früh, dass Probleme bevorstehen?

Born:  Unsere Kunden berichten häufig von Erfahrungen, bei denen sie nach Wochen entsetzt feststellen mussten, dass der Fortschritt des Outsourcing-Anbieters weit hinter dem liegt, was vereinbart oder erwartet wurde. Zeitliche Verzögerungen und sogar Mehrkosten sind dann die Folge. Noch schlimmer: Das eigene Business hängt davon ab, dass die Software rechtzeitig das kann, was sie können soll.

Eine agile Arbeitsweise ist die Lösung. Agilität wird heute zwar in jedem Pitch und jedem Angebot versprochen, doch was steckt wirklich dahinter? Wir bringen die Entwickler und Projektmanager unserer Kunden mit unseren Entwicklern zusammen. Im Idealfall kann der Kunde es einrichten, jeden Tag mit unseren Entwicklern zu sprechen. Zum Beispiel in einem Daily Huddle. Das inkrementelle Vorgehen und tägliche Berichten des Fortschritts und der aufgetretenen Probleme stellen sicher, dass alle realistische Erwartungen behalten und bei Problemen schnell eingreifen können. Transparenz ist uns in der Zusammenarbeit sehr wichtig.

»In unseren Projekten spricht der Kunde mit den Entwicklern selbst. Für die Zeit des Projekts fühlt es sich für unsere Kunden so an, als wären die L-One Entwickler Teil des eigenen Teams.«

Feras Tanan, Head of Software Development bei L-One Systems

Wie läuft die unmittelbare Zusammenarbeit ab?

Born: Schon häufig habe ich es selbst erlebt: Auf der Seite des Outsourcing-Anbieters sitzt ein Projektmanager als mein Ansprechpartner. Wer genau die Entwickler sind, weiß ich nicht. Es würde so viel Vertrauen schaffen, einfach mal mit dem Entwickler über ein bestimmtes Problem zu sprechen oder seine Einschätzung zum Fortschritt zu hören. Entwickler verstehen sich untereinander anders als mit einem Projektmanager.

Die Entwicklungsteams beider Seiten kommunizieren mit den beim Kunden etablierten Tools wie Slack, Teams oder vergleichbar. Der Weg ist so kurz wie möglich und niemand sitzt zwischen den beiden Seiten.

Tägliches Berichten über Fortschritt und auch auftretende Probleme stellen sicher, dass die Erwartungen realistisch bleiben. Head of Software Development Feras Tanan sind Austausch und Transparenz in der Zusammenarbeit sehr wichtig.

Wie unterscheiden sich Customer-Success- und Projekt-Manager?

Born: Nichts ist nerviger als das: Der Projektmanager (oder Accountmanager) des Outsourcing-Anbieters antwortet auf die Nachfrage „Die Entwickler haben mir eben bestätigt, dass wir bei den letzten Tests sind. Anbei ist schon mal die Rechnung.“ – schafft das Vertrauen? Oder sollten dann alle Alarmglocken angehen? Wir haben diese Situation selbst schon mehrfach erlebt.

Über Lionel Born

Sein erstes Unternehmen gründete Lionel Born während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Mit L-One Systems stattet er überwiegend Startups und Digital-Riser mit individualisierten Softwarelösungen aus. Seit 2017 gehört die automatisierte Verarbeitung von Textdaten (Natural Language Processing, NLP) für KI-Anwendungen zum Portfolio.

Bei L-One ist in jedes Projekt eine Customer-Success-Managerin involviert. Unsere Customer-Success-Mitarbeiter sitzen an unserem Hauptsitz in Darmstadt und sprechen Deutsch. Sie sind nicht technisch mit der Zusammenarbeit betraut – das sind die Entwickler direkt, wie im vorigen Punkt beschrieben. Die Customer-Success- Mitarbeiterin stimmt mit unseren Kunden Release-Termine ab, sieht Zeiten höherer Arbeitsbelastung vor – zum Beispiel kurz vor dem nächsten Release – und stellt sicher, dass Engpässe beim Kunden bei der internen Ressourcenplanung mit unseren HR-Mitarbeitern berücksichtigt werden.

L-One Systems Customer Relation Management and Costumer.
Customer-Success-Mitarbeiterin und Kunde: Im Mittelpunkt steht nicht die Rechnungslegung sondern die Abstimmungen über Release-Termine und Zeiten höherer Arbeitsbelastung oder die Koordinierung mit Offshore-HR-Mitarbeitern

Wie wird eine flüssige Kommunikation jenseits von Code und Daten sichergestellt? 

Born: Sprachbarrieren sind ein häufiger Knackpunkt in der Zusammenarbeit mit Offshore-Softwareentwicklern. Missverständnisse, die Projektverlauf und Softwareentwicklung massiv behindern können sind die Folge. Natürlich setzt das auch voraus, dass auf Kundenseite Englisch kein Hindernis ist.

Wir sind ein Softwareunternehmen und haben Englischlehrer angestellt. Wie passt das zusammen? Bei uns steigen Entwickler die Karriereleiter nur nach oben, wenn ihre englischen Sprachkenntnisse auf Top-Niveau sind. Dafür bilden wir sie selbst aus und weiter.

Wie effektiv ist asynchrone Arbeit aufgrund von Zeitverschiebung?

Born:  Wenn in Asien gearbeitet wird, schlafen wir in Deutschland. Und umgekehrt. Das macht die direkte Kommunikation wie Daily Huddles schwierig oder sogar unmöglich.

Das L-One Entwicklungsteam hat seinen Sitz in Damaskus, Syrien. Dort sind wir mit einem großen Büro direkt in der Innenstadt zentral gelegen, umgeben von Bars und Restaurants – ein perfekter Arbeitsplatz für unsere Mitarbeiter. Das Büro verfügt über eine moderne Ausstattung mit Glasfaser-Internetanschluss. Und: Zu Damaskus haben wir in Deutschland nur eine Stunde Zeitverschiebung. Damit bieten wir beste Voraussetzungen für eine synchrone Zusammenarbeit.

News & Updates

Ja, haltet mich auf dem Laufenden über aktuelle Entwicklungen bei L-One und wie ich digitale Projekte zum Erfolg führen kann.

Video L-One Systems Interview with Lionel Born & Feras Tanan
Wie Software-Entwicklung mit L-One abläuft in 2 Minuten: Lionel Born und Feras Tanan geben Antworten.